همه‌مون دوران کرونا رو با خاطرات تلخ انزوا و ضدعفونی کردن همه‌چی با الکل به یاد داریم. اما در حوزه کاری هم اتفاقات جالبی افتاد. شرکت‌ها برای رعایت پروتکل‌های بهداشتی مجبور شدن از فضای کار حضوری به فضای کار ریموت برن.
این روزها هم خیلی از شرکت‌ها دورکاری رو به عنوان یک مزیت رقابتی ارائه می‌کنن. این اتفاق رو مدیون کرونا هستیم که شرکت‌ها رو مجبور به امتحان کار ریموت کرد. بسیاری از کسب و کارها از این چالش با موفقیت عبور کردند، اما برخی با تجربه منفی، در اولین فرصت افراد رو به دفترها فراخوندن.
در ظاهر کار ریموت برای کارکنان یک فرصت ویژه بود، اما در واقع مرز بین زندگی و کار رو به چالش کشید.
برای رسیدن به بهره‌وری در تیم ریموت باید کمی دیدمون رو عوض کنیم. من اسم این کار رو “گذر از سنت‌های کار حضوری” می‌ذارم.
این نوشتار گسترده نیست و سعی می‌کنم با تمرکز به قسمت‌های مختلف یک سازمان یا شرکت به جمع‌بندی نهایی و مفیدی برسم. مطمئنا این نکات برای همه تیم‌ها و در همه‌ی زمان‌ها قابل استناد نیست، اما می‌تونیم ازشون استفاده کنیم.
برای کارکنان؛ از فضای کارتان شروع کنید.
کارکردن از خانه برای کارکنان یک فرصت ویژه یا به عبارتی آزادی‌ست، اما به همین سادگی نیست و چالش‌هایی هم با خودش به‌همراه میاره. اگر عضو یک تیم ریموت هستید، در هر سطح و قسمتی بهتره که این موارد رو در نظر داشته باشید:
داشتن فضا مختص برای کار ریموت
اگر آشپزخانه برای پخت و پز هست و اتاق خواب برای استراحت، کار کردن هم باید فضای اختصاصی خودش رو داشته باشه. اگر اتاقی ندارید، یک میز در گوشه‌ی خونه هم میتونه فضای کاری اختصاصی شما باشه. اشتباه اونجایی رُخ میده که لپ تاپ به‌دست سراسر فضای خانه رو بگردیم برای تمرکز کردن و کار کردن. تفکیک کردن فضای کار و استراحت (و سایر فضاها) در نهایت کمک به تفکیک ذهنی شما بین کار و زندگی میکنه. البته که هیچ ایرادی نداره گاهی‌اوقات برای یک جلسه‌ی کاری یا خوندن یک گزارش به بالکن یا فضای دیگه‌ای از خونه هم سری بزنید تا هم تحرک کوتاهی داشته باشید و هم بدن‌تون رو در یک وضعیت ثابت قرار ندین.
کم کردن حواس پرتی‌ها
اگر مورد قبلی رو در نظر گرفته باشید، بخشی از حواس‌پرتی‌ها به خودی خود کمتر میشن. اما بازم لازمه اکثر اونهارو کمتر کنیم. مهمترینش قرار دادن گوشی (تلفن‌همراه) در جایی بغیر از میز یا محیط کار هست. اگر هم لازمه گوشی در دسترس‌مون باشه بهتره اون رو در حالت فوکوس (Do not disturb) که اکثر گوشی‌ها این قابلیت رو دارن قرار بدین تا حداقل Notification (اعلان)ها شمارو به خودشون جذب نکنن.
داشتن ساعت کاری تقریباً مشخص در دورکاری
شناور کار کردن خیلی خوبه، اما سعی کنید اکثر زمان کار کردن رو به ساعاتی خاص محدود کنید، مثلاً صبح تا ظهر. ایده‌آلی برای این قضیه وجود نداره و بستگی به خودتون و قوانین شرکتتون داره، ولی بنظر قرار دادن ۸۰ درصد ساعت کاری برای اصلی‌ترین تسک‌ها (وظایف) بین صبح تا ظهر میتونه کمک خوبی باشه.
با در نظر گرفتن این سه مورد، میتونید به بهره‌وری مناسبی برسید.
برای مدیران (از مدیر پروژه تا محصول)؛ موثر باشید!
مدیر با هر نقشی در تیم ریموت نسبت به فضای کار حضوری دارای تمایزاتی هست. قبل اینکه به سراغ این موارد بریم، افراد حاضر در این نقش ابتدا باید به مشابه یک عضو تیم، موارد قسمت بالاتر رو در نظر بگیرن (از فضای کارشان شروع کنند) و بعد به سراغ وظایف اصلی خودشون حرکت کنند.
انعطاف پذیری، اصل غیرقابل فراموش برای شما
شما در این نقش شغلی وظیفه اصلی ایجاد ساختاری سازماندهی شده رو دارید و در واقع نقش شما از همه پررنگ‌تر هست. ولی با این حال، کار ریموت با انعطاف‌پذیری شروع میشه. با این مثال که وقتی ساعت کاری شناور وجود داره یا وقتی افراد مختلف در مناطق مختلف با ساعت کاری متفاوت هستند، باید انعطاف‌پذیر باشید! ساختار رو براساس این انعطاف‌پذیر بودن با در نظر گرفتن حد و حدودی بسازید.
ارتباطات در اولویت کار ریموت باشد
ارتباطات مایه‌ی حیات یک تیم ریموت هست، این ارتباط شامل منظم سازی ابزارهای مدیریتی (Task Management)، داشتن جلسه‌های کافی و کامل (نه بیش از اندازه) و ایجاد محیطی که اساسش خودمدیریتی (Self Management) اعضای تیم باشه.
با این روند افراد حس مشارکت در کارها رو دارند و در این مسیر هست که محیط کاری پرورش پیدا میکنه. باید به شکلی این اتفاق بیوفته که مسئولیت پذیری با کمترین وابستگی به سایر اعضا رخ بده تا کمتر مواردی مثل متوقف شدن یک تسک بخاطر وابستگی اون به فردی دیگه یا تسکی دیگه‌ای باشیم.
انتظارات رو مشخص کنید
این مورد کاملاً مرتبط با مفهوم خودمدیریتی هست، برای تیم مشخص کنید که از اون‌ها چه انتظاراتی دارید، در ابتدای هفته‌ی کاری، در برخورد با یک تسک و پروژه جدید و وقتی هم که یک کار تموم میشه. وقتی همه این موارد مشخص و واضح باشه و از اعضای تیم بخواهیم که موارد مبهم رو از ما بخوان، سردرگمی کمتر و بهره‌وری افزایش پیدا میکنه و تبدیل به یک تیم واقعی میشن.
در مسیر مدیریت: انتخاب یک ابزار مفید برای مدیریت پروژه‌ها و استفاده از روند‌های اتوماتیک (Automation) اون ابزار برای بهبود فرآیند‌ها استفاده کنید.
همچنین ارتباطات درون شرکتی خودتون رو بهتره به ابزار درست این کار منتقل کنید، بجای صحبت در پیام‌رسان‌ها در یک ابزار مدیریت ارتباط مثل Slack با مشخص کردن چنل‌های ارتباط براساس موضوع و پروژه ارتباطات رو گسترش و دارای نظم کنید.
برای صاحبان کسب و کار: پایه‌گذار کار ریموتِ موفق شما هستین.
لازم نیست که اشاره بشه، اما به عنوان یک مدیر اصلی یا صاحب کسب و کار، شما معمار اصلی این رویداد کاری هستید. اگر خودتون یک مدیر ریموت نیستید، نباید از تیمی که می‌سازید هم این انتظار رو داشته باشید. همه چیز، اول از شما شروع میشه.
از خودتان شروع کنید
همه مواردی که در دو حالت قبلی چه برای کارکنان و چه برای مدیران پروژه گفته شد، اول از همه شما باید اجرا کنید تا مثالی برای خودتون و نمونه‌ای برای تیم باشه. تعهد اول رو با خودتون شروع کردین و اگر به خودتون اعتماد کردین، حالا به تیم هم میتونید اعتماد کنید و با توجه به بازخورد و روند پرورش تیم، آگاهی شما هم بیشتر میشه.
روی ابزار و نوآوری سرمایه‌گذاری کنید
یک فضای کار ریموت با کلیشه‌های سنتی و ابزارهای سنتی مثل ساعت ورود خروج، ساعت کاری کاملاً ثابت و گزارش‌کار نویسی‌های خسته کننده پابرجا نمی‌مونه. باید سراغ ابزارها بهتر و کامل‌تر برین. لازم نیست تک تک ساعت افراد رصد بشه، روی ساعت مفید تمرکز کنید. از تیم بخواین بجای ساعت حضور در شرکت بصورت ریموت، ساعتی که روی تسک‌ها میگذارن رو با ابزارهایی مثل (Toggl) ثبت کنند. این ساعت احتمالاً کمتر از ساعت ثابت حضور در دفتر خواهد بود، اما به مراتب مفیدتر و احتمالا با بهره‌وری بالاتر و ارزش‌آفرین‌تر خواهد بود.
برای اینکه بتونید ساعتی روی تسک‌ها زمان میگذارن رو ثبت کنید، میتونید از ترکیب Asana و Toggl استفاده کنید، راهنمایی بیشتر در مورد این ارتباط رو توی ویدئوی زیر میتونید ببینید. (اطلاعات بیشتر در سایت Toggl)
روندی برای فضای کار ریموت داشته باشید
همه‌ی موارد بالا اگر صحیح و تقریباً کامل باشه، در نهایت شما یک روند خواهید داشت. این روند از روز اول اتفاق نمی‌افته و به مرور با کمک همه‌ی اعضای تیم اولیه ریموت شما ساخته میشه.
اما وقتی که این تیم ساخته شد، مشکلی برای استخدام نیروهای جدید ندارید. در محیط سالم، نیروی جدید هم به عادت‌های شما پایبند میشه. پس تمرکز اصلی ابتدای کار ریموت با همه‌ی سختی خودش، ساخت این روند هست.
محیط یک تیم ریموت سالم، وابسته به یک نفر نیست، وابسته به همه‌ی افراد تیم هست.
یک نظم جمعی که تیم رو به جلو میبره با اصلی‌ترین نفرات شروع و تا جزئی‌ترین فرد ادامه پیدا میکنه. مدیران در ساخت و سازماندهی نقش معمار رو دارند و این یک روند پویا، مدت‌دار و همیشه در حال بهبود برای یک کسب و کار موفق هست.
مسلماً این اتفاق تو یک هفته رخ نمیده و نیازمند اینه که با تجربه بهش برسیم و آزمون‌و‌خطا کنیم تا لازمه‌ی تغییر شیوه‌ها رو به حداقل و بهره‌وری به حداکثر برسونیم.
باید بگم که این مطلب از همه‌ی تجربه‌هایی هست که من در همه‌ی مدت کار کردنم بصورت ریموت به عنوان یک فریلسنر، کارمند و مدیر پروژه بدست آوردم و قطعی نیست. هر فضایی باید نسخه خودشو بسازه. در مورد ابزارها مفصل‌تر باید صحبت بشه برای همین اینجا به موضوع تکنیکالی ابزار اشاره‌ای نکردم.
کتاب معروف Remote و ده‌ها بلاگ که کافیه توی گوگل همین عنوان کار ریموت یا دورکاری رو سرچ کنید در این‌باره نوشتن ولی من سعی کردم اینبار از دید قسمت‌های مختلف یک تیم به قضیه نگاه کنم تا شاید مقدمه‌ای برای شروع یک کسب‌وکار ریموت باشه. امیدوارم روزهای خوبی رو ریموت کار کنین و شرکت ریموت خوبی هم بسازید.